○東松島市文書取扱規程

平成17年4月1日

訓令甲第13号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条―第15条)

第3章 文書の処理(第16条―第27条)

第4章 文書の施行及び発送(第28条―第39条)

第5章 文書の整理及び保管(第40条―第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、東松島市における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 主管課長 前号に規定する部課等の長のうち、行政組織規則に規定する課、所、室及び会計課をいう。

(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長、主管課長、文書主任等の職務)

第4条 総務課長は、文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

2 総務課長は職務を適切に遂行するために、各課に文書主任を置き、行政組織規則第2条の表に掲げる班の長の職にある者をもってこれに充て、次に掲げる職務を行う。ただし、文書主任職名に定める職にある者が欠けた場合にあっては、主管課長が別に指名する者をもって充てる。

(1) 次章から第5章までに掲げる主管課長の職務を補佐すること。

(2) 総務課長の指示に従い、文書に関する取扱いと管理をすること。

(文書関係帳簿)

第5条 文書処理に必要な帳簿、帳票、ゴム印等は、次のとおりとする。

(1) 文書(書留)収発簿(様式第1号)

(2) 金券等配布簿(様式第2号)

(3) 金券等受領簿(様式第3号)

(4) 電報発送簿(様式第4号)

(5) 物品等発送簿(様式第5号)

(6) 郵便発送簿(様式第6号)

(7) 料金後納郵便差出票(様式第7号)

(8) 郵便切手管理簿(様式第8号)

(9) 回議用紙(様式第9号)

(10) 例規簿(様式第10号)

(11) 布令簿(様式第11号)

(12) 告示(公告)簿(様式第12号)

(文書の種類)

第6条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 令達文書

 法規文

 公示文

 令達文

(2) 一般文書

 庁内文書

 往復文書

 その他の文書

(文書の記号及び番号)

第7条 文書(部課長名で施行する文書を除く。)には、記号及び番号を付けなければならない。

2 施行を要する文書は、文書(書留)収発簿(様式第1号)又は布令簿(様式第11号)に登録し、原議に番号を付さなければならない。

3 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

4 公文例式規程第2条第1号から同条第3号までに規定する公文の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第8条 送達された文書は、総務課において受領し、各課へ配布しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、行政組織規則の規定により届出の受付及び証明等の分掌事務を有する部課等は、これらに関連した文書に限り、各課ごとに受領することができる。

(1) 封筒に「親展」と表記されているものその他秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「親展文書」という。)は開封せず主管課に配布しなければならない。

(2) 書留郵便及び配達証明付き郵便は、封筒に収受日付印を押し、金券等受領簿(様式第3号)に所要事項を記入し、主管課の文書主任又は名宛人に配布し、受領印を徴する。

(3) 現金書留、通貨又は有価証券(以下「金券等」という。)が添付してあるもの(郵便物による文書で金券等のうち定額小為替又は切手が添付してあるものを除く。)は会計課において受領し、文書の余白に金券等が添付してある旨を付記し、金券等受領簿に記載したのち、主管課長へ配布し受領印を徴する。

(4) 訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、余白に受領時刻を明記し、主管課の文書主任又は名宛人に直ちに配布する。

(5) 電報は、送達されたものについては、余白に受領時刻を明記し、主管課の文書主任又は名宛人に直ちに配布する。また、発送するものについては、電報発送簿(様式第4号)に必要事項を記載する。

(6) 小包その他の物品は、封皮に収受印を押し、主管課の文書主任又は名宛人に配布し、その封皮に受領印を徴する。

2 前項の規定により文書を受領し、又は文書を配布された課は、受領し、又は配布された文書のうち金券等が添付してある文書については、金券等受領簿により収受者から収受印を徴するとともに当該金券等の金額を記載し、課長等の確認を受けなければならない。

3 2以上の課に関連のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。

4 主管が明らかでない文書は、総務課において当該文書の主管課について市長の決定を受け、当該主管課に配布する。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第9条 総合行政ネットワーク文書を受信したときは、総務課長、主管課の文書主任又は総務課長が別に指名する者が次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号により受領通知を行った当該総合行政ネットワーク文書を速やかに紙媒体に印字すること。

(勤務時間外に到達した文書の収受等)

第10条 勤務時間外に到達した文書の収受等については、宿日直(警備員)が受領し、後日総務課において処理する。

(料金未納等郵便物の収受)

第11条 送達された文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、その料金を支払って収受するものとする。

(配布された文書の取扱い)

第12条 配布された文書は、文書(書留)収発簿(様式第1号)による整理を要するものと、軽易な報告書、定期刊行物、送り状その他軽易な文書整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに区別しなければならない。

2 文書(書留)収発簿(様式第1号)による整理を要する文書は、文書主任が当該文書の余白に収受日付印を押し、必要事項を記入した際、文書番号を取得し、文書番号を記入する。

3 軽易文書は、文書主任が当該文書の余白に収受日付印を押す。

(誤配文書の回送)

第13条 配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。

(文書収受の特例)

第14条 定例かつ軽易な文書で窓口事務を所掌する課において大量に収受するものについては、総務課長の承認を得て、直接、当該課において収受することができる。

(文書の収集及び配布の方法)

第15条 庁内における文書の収集及び配布は、総務課の文書区分棚を介して行うものとする。

2 総務課は、送達された文書を文書区分棚の該当する課の棚に配布するものとする。ただし、次に掲げるものは除く。

(1) 合議及び供覧のための文書

(2) 秘密を要するもので文書区分棚を介して処理することが不適当な文書

(3) 重要なもの及び緊急を要するもので口頭説明又は即決を要する文書若しくは事案の処理の指示を受ける必要がある文書

(4) 前3号に掲げるもののほか、文書区分棚を介して処理することが不適当な文書

3 前2項に規定するほか、総務課が行う文書の収集及び配布については総務課が必要に応じ、別に定める。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第16条 配布された文書は、文書主任が速やかに閲覧し、必要に応じて課長等の指示を受け、その事務を分掌する職員に速やかに配布しなければならない。

2 前項の規定により文書の配布を受けた職員は、次に掲げるところにより文書を処理しなければならない。

(1) 直ちに文書分類表に基づき文書分類番号及び保存年限を決定し、収受日付印の所定欄に記入しなければならない。

(2) 文書は、即日これを処理するようにしなければならない。ただし、文書の性質上直ちに処理することができないときは、上司に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

(3) 処理期限の明記されている文書は、当該処理期限までに処理するように努めなければならない。ただし、特別の事情により処理期限内に処理し難い場合においては、その旨及び理由をあらかじめ総務課長に連絡し、了解を受けなければならない。

(4) 他課に関係のある文書は、処理に先立って関係課に合議しなければならない。

(他課に関係ある文書の処理)

第17条 配布された文書中他課に関係あるものは、関係課に供覧し、又はその写しを配布しなければならない。

(例規整備の促進)

第18条 課長等は、条例等の制定又は改廃を必要とするときは、総務課長と協議し、必要な措置を講じなければならない。

(文書の起案)

第19条 文書の起案は、回議用紙(様式第9号)を用いなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの又は軽易なもので処理案を当該文書の余白に朱書して処理することができるものについては、この限りでない。

2 用字及び用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。

3 文体は、口語体とし、その事案の内容を適確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。

4 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

5 電報案は、簡略を旨とし、案文には振り仮名を付け、略号のあるものは、これを付記しなければならない。

(回議書の作成要領)

第20条 回議書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめて綴り、まとめて綴り難いときは、所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除又は訂正したときは、軽易なものを除き、その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し特別の取扱いを要するものは、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等と、また、文書の施行日を指定する必要のあるものは、その日付を回議書の所定欄に記入しなければならない。

(決裁区分)

第21条 回議書には、東松島市事務決裁規程(平成19年東松島市訓令甲第18号)の定めるところにより次に掲げる決裁区分を表示しなければならない。

(1) 市長の決裁を要するもの

(2) 副市長の専決事項に属するもの

(3) 部長の専決事項に属するもの

(4) 主管課長の専決事項に属するもの

(決裁)

第22条 回議書を回議するときは、職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

2 回議書は、決裁、合議又は供覧に先立ち文書主任の審査を経て回議するものとし、関係課員については、決裁後に回議する。回議を受けた者が異議のあるときは起案者に協議し、協議が整ったときは起案者が訂正する。ただし、協議が整わないときは、異議ある者が異議の要旨を記載した付せんを添付し、回議する。

3 課長は、案を審査し、必要と認められるときは訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正した上、専決し、その他のものは、部長、副市長を経て市長に提出する。

4 回議書の内容が他の課に関連するものであるときは、その関連する課長の査閲又は決裁を受けなければならない。

5 前項の回議事項について、関連する課との間で意見を異にするときは、市長又は副市長が決定するものとする。

(合議の促進)

第23条 回議書の合議に際しては、次に掲げる事項に留意し、合議の促進に努めなければならない。

(1) 合議は、必要最小限の範囲にとどめること。

(2) 事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合には、主管課の意見の調整を済ませた後、関係課長に同時合議を要請し、会議をもって合議すること。

(3) 前号により決定した事項又は事案の処理案を関係課に送付し、意見の調整が行われた事項については、回議書による合議を省略することができる。

(合議事項の検討)

第24条 回議書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、承認するときは所定欄に認印を押さなければならない。ただし、合議を受けた者に異議があるときは、起案課と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(回議書の再回)

第25条 関係課において合議を受けた回議書の経過を知ろうとするときは、回議書の余白に「要再回何々課」と表示し、押印しなければならない。

2 決裁の終わった回議書で前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課に回付しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、同様とする。

3 他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨関係課に通知しなければならない。

(重要文書等の回議)

第26条 回議書のうち重要なもの、秘密を要するもの又は急を要するものは、課長又は起案者自ら持ち回って上司の決裁を受けなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第27条 秘密を要する文書は、その秘密の度合いに応じて次に掲げる基準に従い、「秘」又は「庁外秘」と朱書し、封筒に入れるなどの方法により秘密を保持しなければならない。

(1) 秘 庁内及び庁外を問わず直接関係者以外の者に対して秘密を要するもの

(2) 庁外秘 庁外に対して秘密を要するもの

2 秘密文書としての取扱いを必要としなくなったときは、「秘」又は「庁外秘」の表示を消し、他の文書と同じ取扱いとする。

第4章 文書の施行及び発送

(文書の最終審査及び浄書)

第28条 決裁を終わった文書で施行を要するものは、浄書前に文書主任の文書審査を受けなければならない。

2 文書主任は、前項の規定により文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の成否、用字、用語、仮名遣いの適否等を審査し、回議書の所定欄に押印しなければならない。

3 前項の規定による審査の結果、字句の加除、訂正を必要と認めるときは、起案者と協議の上、必要な措置を講じなければならない。ただし、脱字、誤字、仮名遣いの誤り等軽易なものについては、文書主任が直接訂正することができる。

4 浄書が終わったときは、浄書者は、回議書の所定欄に押印しなければならない。

5 浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、回議書の所定欄に押印しなければならない。

(施行する文書の処理)

第29条 施行を要する文書は、特に施行日を指定されたもののほか、速やかに施行しなければならない。

2 前項に規定する文書は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書の日付)

第30条 施行する文書の日付は、特に施行日を指定されたものを除き、発送する日としなければならない。

(文書の施行者名)

第31条 文書の施行者名は、市長名とする。ただし、施行する文書の性質により副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

2 市長名、副市長名、部長名又は課長名をもって施行する文書(令達文書を除く。)には所管の部課名、班名及び担当者名を当該文書の末尾に記入しなければならない。

3 公印の印影を刷り込んだ文書を施行する場合においては、第1項の規定にかかわらず、当該文書の性質に応じ職名のみによることができる。

(施行する文書の登録)

第32条 施行する文書のうち施行者名が市長名のものは、回議書を添えて総務課に回付しなければならない。

2 総務課は、施行する文書のうち令達文書の回議書の送付を受けたときは、浄書、校合の有無を確認し、文書の種類ごとにそれぞれ例規簿に記載し、別表第1に定めるとおり回議書に番号を付さなければならない。

3 一般文書については、主管課において文書(書留)収発簿(様式第1号)により回議書に別表第2に定める文書記号を付け一連番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

4 令達文書のうち条例、規則並びに規程形式を用いる告示及び訓令の回議書は、文書の施行後総務課において保管するものとする。

(公印等の押印)

第33条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)には、東松島市公印規程(平成17年東松島市訓令甲第17号)で定める公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、省略することができる。

(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文

 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書

 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書

 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書。ただし法令等で様式の定めがあるものを除く。

 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの

 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの

(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には契印を押し、また、必要に応じて割印又は訂正印を押さなければならない。

4 前項の規定にかかわらず、行政処分又は証明に関する書類で、公印の印影を刷り込んだ文書又は公印を事前に押印した文書には、契印を省略することができる。

(文書の発送)

第34条 施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。

(通信回線の利用による浄書、照合及び発送)

第35条 第28条及び前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書、総務課長が別に定める文書又は電磁的記録に関する浄書、照合及び発送は、送受信装置その他の電子計算機を使用して行うことができる。

2 前項の場合において、次の各号に掲げる送受信装置その他電子計算機の使用による処理は、当該各号に掲げる処理を行うものとする。

(1) 浄書 起案文書の浄書に関する事項の送受信装置への入力又は送受信装置により送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成

(2) 照合 送受信装置に入力した事項(以下「入力事項」という。)又は送信原稿と起案文書との確認

(3) 発送 前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の通信回線の利用による送受信装置からの発信

3 前項第1号及び第2号に掲げる処理は、当該総合行政ネットワーク文書、総務課長が別に定める文書又は電磁的記録に係る事務を担当する者以外の者が行い、前項第3号に掲げる処理は、当該総合行政ネットワーク文書、総務課長が別に定める文書又は電磁的記録に係る事務を担当する者が行うものとする。

(発送済の表示)

第36条 発送済の文書には、主管課の文書主任又は担当職員が文書の所定欄に発送年月日を記入しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を発送した場合は、文書管理システムに発送年月日を入力し、文書等の所定欄の発送年月日と一致しているか確認しなければならない。

(文書分類表)

第37条 すべて文書は、文書分類表(以下「分類表」という。)の分類番号によって分類し、整理するものとする。

2 前項の分類表は、総務課長が別に定めるものとし、十進式を用いて大分類、中分類、小分類、細分類、細々分類に区分し、細々分類には背表紙名を第44条第2項に規定する保存年限ごとに掲げるものとする。

3 分類表の分類区分のうち事務の発生の理由により新たに追加又は変更が生じた場合、若しくは細々分類に掲げられた背表紙名が分類表に定められた保存年限を異にする変更を要する場合には、その区分の追加、変更又は保存年限の変更(以下「分類表の修正」という。)を行わなければならない。

4 主管課長は、分類表の修正をしようとするときは、総務課と協議し、決定後、総務課において修正するものとする。

(分類の方法)

第38条 文書の分類は、次に掲げるところによる。

(1) 文書は、書かれている内容により分類表の大分類、中分類、小分類、細分類、細々分類の区分ごとに当該区分に付された分類番号によって分類する。この場合において、文書の内容が2以上の分類区分に該当するものは、その内容に最も関係の深い区分に分類するものとする。

(2) 前号に規定する分類区分の決定に当たっては、文書の目的、内容等を検討した上、大分類、中分類、小分類、細分類、細々分類の順に従って決定するものとし、文書の件名のみにとらわれてはならない。

(未処理文書の調査)

第39条 総務課長は、処理期限のある文書について、その処理状況を調査し、未処理のものがある場合には、主務課長に通知し、処理の促進を図らなければならない。

第5章 文書の整理及び保管

(文書の整理保管)

第40条 文書は、真に必要なものを保管しなければならない。

2 文書は、常に整理し、紛失、災害、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

3 職員は、文書の整理、整とんに心がけるとともに、担当者において保管する文書は、常に保管場所を明らかにし、私有化してはならない。

4 主管課に配布された文書又は処理中の文書で未完結の文書は、退庁するときは必ず文書主任の指示する一定の場所に格納し、常に文書の存在を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第41条 文書は、主管課長の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(文書の完結日)

第42条 文書の処理が完結し、完結文書として保管する時期は、次に定めるところによる。

(1) 帳簿類

 永年使用する帳簿類は、当該帳簿類の閉鎖された日

 2年以上数年度以内又は2年以上数年度以内継続して記録するよう定めのある帳簿類は、最終年度又は最終年の最終の記録を終わった日

 加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は、除冊された日

 その他の帳簿類は、最終の記録を終わった日

(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日

(3) その他の一般文書は、当該文書の施行された日

(4) 施行を必要としない回議書は、決裁が終わり起案者に返付された日

2 同一事案について作成又は処理された文書は、前項の規定にかかわらず、当該事案に係る最後の文書が完結した日をもって完結日とみなす。

(完結文書の保管)

第43条 主管課において保管する完結文書は、文書完結日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間、主管課において保管するものとする。ただし、暦年によるものは、文書完結日の属する年の翌年における年度の初日から起算するものとする。

(文書の保存)

第44条 前条に規定する保管期間を経過した完結文書(以下「保存文書」という。)の保存は、主管課において行い、その旨の報告を総務課にしなければならない。

2 文書の保存種別及び保存年限は、法令その他特別の定めがあるものを除き、次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

(保存期限の種別の標準)

第45条 前条第2項に規定する種別の標準は、次のとおりとする。

第1種 永年保存

(1) 調査及び統計で特に重要な文書

(2) 任免及び賞罰に関する文書及び履歴書

(3) ほう賞に関する重要な文書

(4) 条例、規則、規程等の制定改廃に関する文書

(5) 許可、認可、訓令、契約等に関する重要な文書

(6) 不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解等に関する文書

(7) 市史に関する文書

(8) 議会の議案書、議決通知書及び議事録

(9) 予算及び決算に関する文書

(10) 市の廃置分合、境界変更及び名称の変更等に関する文書

(11) 市有財産の取得及び処分に関する重要な文書

(12) 台帳又は原簿で特に重要なもの

(13) 前各号に掲げるもののほか、永年保存を必要とする重要な文書

第2種 10年保存

(1) 起債に関する文書

(2) 市税の徴収に関する文書

(3) 地方交付税等に関する重要な文書

(4) 選挙に関する文書

(5) 出納に関する文書

(6) 監査に関する文書

(7) 租税その他各種公課に関する文書

(8) 官報及び法令全書

(9) 前各号に掲げるもののほか、10年保存を必要とする重要な文書

第3種 5年保存

(1) 国又は県との往復文書

(2) 報告書及び届書

(3) 文書の収受、発送に関する諸帳簿

(4) 工事又は物品に関する書類

(5) 前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要とする文書

第4種 3年保存

(1) 宿日直簿、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務に関する諸帳簿

(2) 消耗品及び材料に関する諸帳簿

(3) 照会、回答その他の往復文書(国又は県との往復文書を除く。)

(4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存を必要とする文書

第5種 1年保存

(1) 軽易な文書

(電磁的記録の整理等)

第46条 電磁的記録の保存、保管及び整理並びに原本性については、この訓令の規定にかかわらず、その種別、情報化の進展状況等を勘案し、総務課長が復興政策課長と協議し別に定める。

(保存年限の計算)

第47条 文書の保存年限は、文書完結日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、その文書の完結日の属する年の翌年における年度の初日から起算する。

2 前項の場合において、第43条に規定する文書の保管期間は、これを保存年限に算入するものとする。

(文書の製本)

第48条 保存文書は主管課において次に掲げるところにより編集しなければならない。

(1) 保存文書は、分類表の各件名ごとに当該文書に付された保存年限別に編集する。この場合において、保存年限を異にしながら相互に関連あるものは、長期の保存年限を有する文書とともに編集する。

(2) 表紙及び背表紙には、分類番号、所属年度又は所属年、文書の件名及び主管課名を記載する。

(3) 編集する文書の厚さは、10センチメートルを限度とし、10センチメートルを超える場合は、分冊した上、文書の件名の次に枝番号を付して整理する。ただし、文書の数が著しく少ないときは、次に掲げるいずれかの方法により処理することができる。

 保存年限ごとに分類表の細々分類に属する各文書(なお少ないときは、細分類中の細々分類)を合冊して1冊にする。この場合においては、表紙及び背表紙にその旨を明記し、各文書ごとの区分には区分紙を用いて編集しなければならない。

 毎年度又は毎年生じる同一事務事項に関する文書について、数年度分は数年分を合冊して1冊にする。この場合においては、表紙及び背表紙にはその旨を明記し、各年度又は暦年ごとの区分には区分紙を用いて編集しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第49条 前条の規定により編集した文書は、総務課長が指定する日までに、総務課長に引き継がなければならない。

2 前項の規定により文書を引き継ぐときは、文書の所属年度又は所属年による保存年限別に保存文書台帳を作成し、総務課長の決裁後、主管課において文書を指定された書庫に搬入し、保管しなければならない。

3 前項において、保管場所等に変更が生じた場合は、その都度、総務課長に報告しなければならない。

(文書の廃棄)

第50条 主管課長は、総務課長との協議により保存期限を経過した文書を廃棄しなければならない。

2 前項の規定により協議をした主管課長は、当該文書について更に継続して保存する必要があると認められたときは、その旨を申し出て保存期間を延長することができる。

3 処理が完結した文書で文書主任が保存の必要を認めないものは、主管課において速やかに廃棄しなければならない。

4 廃棄する文書で秘密に属するもの又は庁外に搬出することが適当でないと認められるものは焼却により、その他のものは売却等適当な方法により処分しなければならない。

5 前2項に規定する文書の廃棄は、総務課長と協議して決める。

6 廃棄した文書に係る保存文書台帳は、主管課において整理保管しなければならない。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令甲第22号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年7月1日訓令甲第33号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成19年9月14日訓令甲第47号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令甲第23号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令甲第26号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年7月4日訓令甲第18号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成23年12月28日訓令甲第53号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令甲第23号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年2月14日訓令甲第10号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成26年3月24日訓令甲第23号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月28日訓令甲第20号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年8月1日訓令甲第119号)

この訓令は、公示の日から施行する。

附 則(平成28年11月7日訓令甲第87号)

この訓令は、平成28年12月1日から施行する。

附 則(平成28年12月1日訓令甲第102号)

この訓令は、平成28年12月1日から施行する。

附 則(平成29年3月24日訓令甲第26号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第32条関係)

法規文、公示文及び令達文

東松島市条例第 号

東松島市規則第 号

東松島市告示第 号

東松島市公告第 号

東松島市訓令甲第 号

東松島市訓令乙第 号

別表第2(第32条関係)

往復文

1 親展文書

東松親第 号

2 普通文書

東松総務第 号 総務課

東松行経第 号 行政経営課

東松借地第 号 行政経営課

東松地創第 号 地方創生推進室

東松防災第 号 防災課

東松市協第 号 市民協働課

東松検査第 号 工事検査室

東松市民第 号 市民課

東松鳴支第 号 鳴瀬総合支所

東松野交第 号 野蒜交付所

東松宮交第 号 宮戸交付所

東松戸発第 号 市民課戸籍

東松島犯第 号 市民課犯歴

東松税務第 号 税務課

東松収納第 号 収納対策課

東松環境第 号 環境課

東松廃処第 号 一般廃棄物最終処分場

東松火葬第 号 火葬場

東松福祉第 号 福祉課

東松子支第 号 子育て支援課

東松東保第 号 矢本東保育所

東松大保第 号 大曲保育所

東松南保第 号 赤井南保育所

東松赤北第 号 赤井北保育所

東松塩保第 号 大塩保育所

東松牛保第 号 牛網保育所

東松野保第 号 野蒜保育所

東松矢子第 号 矢本子育て支援センター

東松鳴子第 号 鳴瀬子育て支援センター

東松健康第 号 健康推進課

東松建設第 号 建設課

東松下水第 号 下水道課

東松農水第 号 農林水産課

東松商観第 号 商工観光課

東松会計第 号 会計課

東松戸第 号 市民課

東松復興第 号 復興政策課

東松復都第 号 復興都市計画課

東松生再第 号 生活再建支援課

東松用対第 号 用地対策課

東松審第 号 審理員

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東松島市文書取扱規程

平成17年4月1日 訓令甲第13号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 訓令甲第13号
平成19年3月30日 訓令甲第22号
平成19年7月1日 訓令甲第33号
平成19年9月14日 訓令甲第47号
平成20年3月31日 訓令甲第23号
平成21年3月31日 訓令甲第26号
平成23年7月4日 訓令甲第18号
平成23年12月28日 訓令甲第53号
平成25年3月29日 訓令甲第23号
平成26年2月14日 訓令甲第10号
平成26年3月24日 訓令甲第23号
平成28年3月28日 訓令甲第20号
平成28年8月1日 訓令甲第119号
平成28年11月7日 訓令甲第87号
平成28年12月1日 訓令甲第102号
平成29年3月24日 訓令甲第26号