(目的)

第1条　この訓令は、市民生活課における戸籍情報システムデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに個人情報を保護するよう配慮しなければならない。

(業務処理の範囲)

第4条　戸籍情報システムによる業務処理の範囲は、戸籍届書に基づいて処理する新戸籍の編製、受付帳の作成、統計表の作成等の戸籍事務、戸籍・除籍の検索事務、戸籍附票事務及び人口動態等の戸籍関連事務の範囲とする。

(戸籍データの保護)

第5条　戸籍入力データは、戸籍届書に限定し、戸籍法その他の法令に定めのない事項は、入力データの対象としてはならない。

(保護管理者の設置)

第6条　戸籍データ及び戸籍情報システムによる処理から得られる情報を的確に管理し、保護の万全を期するため、市民生活課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置くものとする。

(保護管理者の職務)

第7条　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

(データ取扱責任者)

第8条　保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が市民生活課職員のうちからこれを指名する。

(戸籍データの処分)

第9条　取扱責任者は、入出力された戸籍データが不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

(磁気データ等の管理)

第10条　保護管理者は、磁気ディスク等を施錠ができ、持運びができない保管用具に保管する等の安全を確保しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第11条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第12条　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を市民生活課職員の中から指名するとともに、当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定しなければならない。

(取扱状況の把握)

第13条　保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次項各号に掲げる事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

(クライアントの操作)

第14条　クライアントの操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

(機器及びプログラムの管理)

第15条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びプログラム等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修)

第16条　保護管理者は、戸籍データの重要性及び機器保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して、年1回以上の教育研修を実施しなければならない。

(会議)

第17条　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。