○東松島市グループウェア管理運用基準

平成17年4月1日

訓令甲第24号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 システム管理者(第5条・第6条)

第3章 グループウェアの利用者(第7条―第10条)

第4章 電子メール機能(第11条―第17条)

第5章 スケジュール管理機能(第18条・第19条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この基準は、グループウェアの管理及び運用に関し定めるものとする。

(定義)

第2条 東松島市役所内部の情報伝達の迅速化、効率化及び情報の共有化を図るためのコンピュータ・システム(機器及びソフトウェア)及びその機能を総称してグループウェアという。

(基本機能)

第3条 グループウェアにおける基本機能は、次に掲げるとおりとする。

(1) 電子メール グループウェアの利用者が、特定の利用者とネットワーク上で情報の交換を行うための機能をいう。

(2) 電子掲示板 グループウェアの利用者が、グループウェアの利用者全員又は特定の利用者グループに属する複数の利用者にあてて電子的に情報を発信するための機能をいう。

(3) スケジュール管理機能 会議室等の利用予約管理、個人スケジュール等の管理を目的に、ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータで共通利用する機能をいう。

(定義)

第4条 この基準において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによるものとする。

(1) アカウント グループウェアの利用者データのうち、特に、利用者の権限を定め、正規の利用範囲を確定するための範囲をいう。

(2) 利用者 グループウェアのアカウントを持つ市職員をいう。

(3) アドレス 電子メールの利用の際、相手先の利用者を特定するためのデータを指していう。

第2章 システム管理者

(システム管理者)

第5条 グループウェアにシステム管理者を置く。システム管理者は、総務部総務課長とする。

2 システム管理者は次の業務を行う。

(1) システムの円滑な運用を図るため、ユーザーの登録及びその権限の管理を司る。

(2) グループウェアの利用の承認及び制限

(3) グループウェアの円滑な運用のために必要な措置の実施

(4) グループウェアの機器及びソフトウェアの維持管理、更改

(5) グループウェアの運用に係る予算の主管

(6) グループウェアのアカウントの管理

(システムの停止)

第6条 グループウェアは、基本的に終日稼働を行うものとし、保守作業等を除いて停止しない。保守作業等のためシステムを停止する場合、システム管理者は、システムの停止期間について、前もって、その周知を図るものとする。

2 システム管理者は、グループウェアのセキュリティー又はデータの保護に何らかの異常が認められる場合、その復旧を目的に、又は状況の悪化を阻止するため、予告なしに、システムを停止させることができる。

第3章 グループウェアの利用者

(利用者)

第7条 グループウェアの利用者は、東松島市職員とする。

(利用者の責務)

第8条 システム管理者に協力し、グループウェアの円滑な運用を心がけることとし、障害等を与える行為は禁止する。

(利用の制限)

第9条 次に該当する場合は、システム管理者はグループウェアの利用の制限を行うことができる。

(1) 当該利用者の利用が、グループウェアの円滑な運用に支障をきたすと認められる場合

(2) グループウェアの機器及びソフトウェアの保守管理上、必要と認められる場合

(パスワード)

第10条 利用者は、グループウェアの利用に際し、個人認証のためにパスワードを入力する。

2 利用者は、自らの責任でパスワードの秘密保持を図る。

3 システム管理者は、利用者がパスワードを失念した場合又は利用者のパスワードが機密性を保持し得ないと判断される場合、利用者のパスワードを変更する権限を持つ。

第4章 電子メール機能

(電子メールのアドレス管理)

第11条 各利用者において、改姓等の理由により電子メールのアドレスに変更を要する場合、システム管理者に届け出るものとする。

2 電子メールのアドレス管理において、職務上の理由により、改姓等の事由が生じた後も従前の電子メールアドレスを使用する必要がある場合、システム管理者は、利用者からの申請に基づき、更新時期を設定できる。

(電子メールの内容)

第12条 電子メールの内容の取扱いは、文書の取扱いに準ずるものとし、次に従うものとする。

(1) 公序良俗に反する内容又は東松島市の風評を害する内容の電子メールを発信してはならない。

(2) 他人を誹謗中傷するもの又は特定個人の名誉を毀損する内容の電子メールを発信してはならない。

(3) ネットワークに障害を与えるおそれのある文書等を発信してはならない。

(4) 掲載する文書の容量の限度、使用する文字コード等の約束事については、システム管理者が定める基準によること。

(運用指導)

第13条 システム管理者は、誤配メールの取扱い、日々のメールの確認、プリントアウトの自粛等について、利用者に指導を行うものとする。

2 利用者は、システム管理者の指導に従い、適切な運用を心掛けなければならない。

(電子掲示板の構成・権限)

第14条 電子掲示板の構成及び各利用者が持つ掲示板に対する権限は、システム管理者が編成するものとする。

(電子掲示板の内容)

第15条 電子掲示板の内容の取扱いは、文書の取扱いに準ずるものとし、次に従うものとする。

(1) 公序良俗に反する内容又は東松島市の風評を害する内容を含む文書を掲載してはならない。

(2) 他人を誹謗中傷するもの又は特定個人の名誉を毀損する内容を含む文書を掲載してはならない。

(3) 特定の政治・政党・思想・宗教に対する支持・不支持を表明する内容又は間接と直接とを問わず営利目的の内容を含む文書を掲載してはならない。

(4) 著作権を侵害する文書を掲載してはならない。

(5) ネットワークに障害を与えるおそれのある文書等を掲載してはならない。

(6) 掲載する文書の容量の限度、使用する文字コード等の約束事については、システム管理者が定める基準によること。

(システム管理者による電子掲示板の指導)

第16条 システム管理者は、掲載文書の確認を行い必要に応じて利用者に指導を行うものとする。

2 利用者は、システム管理者の指導に従い、適切な運用を心掛けなければならない。

(記事の削除)

第17条 システム管理者及び掲示板の記事内容を所管する課等は、掲載された文書が第15条の規定に反する場合には、一時的又は永久的に掲示板から削除することができる。

第5章 スケジュール管理機能

(利用の原則)

第18条 会議室等予約管理機能に登録された施設・車両・備品の予約又は利用状況の照会等については、会議室等予約管理機能により行うこととし、電話等による管理主管課への問い合わせは、原則的に認めない。ただし、管理主管課が特に認める場合は、この限りでない。

(システム停止時の運用)

第19条 システムの障害等のため、会議室等予約管理機能が停止した場合の運用については、施設の管理主管課とシステム管理者が協議して定める。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令甲第22号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令甲第26号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

東松島市グループウェア管理運用基準

平成17年4月1日 訓令甲第24号

(平成21年4月1日施行)