○電話予約制による証明書等交付申請実施要領

平成17年4月1日

訓令甲第139号

(趣旨)

第1条 この訓令は、市民課及び税務課所管の各種証明書の交付について、事前に申請者から電話での予約を受付することにより、申請者が来庁したときに即時に交付できるよう電話による証明書等交付申請制度(以下「電話予約制」という。)を導入することとし、土曜閉庁による住民サービスの低下を防止するとともに、申請から交付までの待ち時間を短縮し、併わせて効率的な事務処理の実施による住民サービスの一層の向上を図るものとする。

(電話予約できる証明書等の範囲)

第2条 電話予約制により交付できる証明書等の範囲は、次のとおりとする。

(1) 住民票の一部の写し・全部及び除票

(2) 印鑑登録証明書

(3) 所得・資産証明書及び課税・非課税、納税(軽自動車の車検用を含む)証明書

(電話予約できる者の範囲)

第3条 電話予約制により交付申請できる者(以下「予約申請者」という。)は、次に掲げる者とする。

(1) 住民票に関しては、住民基本台帳に記載されている本人又は同一世帯の者

(2) 印鑑登録証明書に関しては、印鑑登録者本人

(3) 税証明に関しては、納税義務者で課税台帳に記載されている者

(取扱場所)

第4条 電話予約制による申請の受付は、市民課及び税務課において行うものとする。

(取扱時間)

第5条 電話予約制による申請の受付及び交付時間は、次のとおりとする。

(1) 受付時間は、金曜日の午前8時30分から午後4時までとする。ただし、当日が休日に当たる場合は、その前日に取扱いを行うものとする。

(2) 交付時間は、土曜日の予約時間(ただし、正午まで)に本庁舎及び鳴瀬庁舎宿直室で交付するものとする。

(申請書及び受理票)

第6条 電話予約制により使用する交付申請書及び受理票は、次のとおりとする。

(1) 住民票(写し)税務関係証明書等電話予約受理票 様式第1号

(2) 印鑑登録証明書電話予約受理票 様式第2号

(3) 住民票(写し)等交付申請書(電話予約用) 様式第3号

(4) 税務関係証明書交付申請書(電話予約用) 様式第4号様式第5号

(5) 印鑑登録証明書交付申請書(電話予約用) 様式第6号

(電話予約受付時の確認事項)

第7条 電話予約制により交付申請を受付した者(以下「受信者」という。)は、その時点で予約申請者に対し、次に掲げる事項について確認し、指導を行わなければならない。

(1) 予約申請者(請求者)の住所、氏名及び生年月日、印鑑登録証明書にあっては、登録番号・性別

(2) 必要とする証明書等の種類、必要とする者の氏名及び予約申請者との関係、必要通数並びに住民票等に関する証明にあっては、世帯主名、税証明にあっては必要とする年度

(3) 証明書等の使用目的(ただし、印鑑登録証明書及び税務証明書の場合は除く。)

(4) 証明書等を受取に来庁する予定時間

(5) 証明書等を受取に来庁する者の氏名

(6) 印鑑登録証明にあっては、印鑑登録証を持参すること。

(7) 住民票・税証明等に関する証明書の申請にあっては、本人又は同一世帯の者の印鑑を持参すること。

(8) 証明書等の受領できる者の範囲は、本人及び同一世帯の者(ただし、印鑑登録証明書については本人に限る。)

(交付申請書提出)

第8条 予約申請者は、交付日に第6条に規定する交付申請書を提出しなければならない。この場合にあって、交付申請書が提出されないときは、予約は取り消されたものとみなす。

(事務処理体制)

第9条 電話予約の事務は、市民課及び税務課の窓口で担当し、事務処理に当たっては、効率的に、正確かつ迅速に行われなければならない。

(申請の受理及び交付手順)

第10条 電話予約制により証明書等の交付申請を受付したときは、受信者は、次の手順により交付しなければならない。

(1) 受信者は、端末機を検索しながら予約申請者の合否を確認し、必要とする証明書等について第7条に規定する事項を聞き取り、電話予約受理票(以下「受理票」という。)に記載する。

(2) 受信者は、記載を終えた受理票について予約申請者に対し復唱し、記載事項に誤りのないことを確認する。

(3) 受信者は、受理票に基づき証明書等を必要通数作成し、予約申請内容どおりであることを確認した後、担当課長の審査を受ける。

(4) 審査完了後、証明書等の所定の箇所に認証、発行年月日、公印を押印し予約申請者の来庁時間に合わせて保管しておく。

(5) 予約申請者(請求者)が来庁した場合は、申請者が誰で、何の証明書を予約したのか一度復唱させ、受理票の内容と一致していることを確認してから所定の交付申請書に自署及び押印の上提出させる。

(6) 提出された交付申請書と受理票の記載内容を照合確認の上、手数料と引き換えに証明書及び領収書を交付する。

(その他)

第11条 この訓令に定めるもののほか、電話予約制により証明書等を土曜日に交付する事務取扱の基準に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月15日訓令甲第37号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

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電話予約制による証明書等交付申請実施要領

平成17年4月1日 訓令甲第139号

(平成24年7月9日施行)