○東松島市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領

平成17年7月1日

訓令甲第214号

(目的)

第1条 この要領は、ファクシミリ及び電子メールによる文書の送受信の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、ファクシミリ及び電子メールによる文書の送受信の取扱いの標準化と文書の取扱いの合理化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。(東松島市文書取扱規程(平成17年東松島市訓令甲第13号。以下「文書取扱規程」という。)第2条第1号に規定する文書)

(2) ファクシミリ 本庁舎、鳴瀬庁舎及び各施設に配置してあるファクシミリをいう。

(3) 電子メール 各課等に配置しているパーソナルコンピューター等により通信回線を通じた文書の送受信を行うことをいう。

(対象文書)

第3条 ファクシミリ又は電子メールにより施行することができる文書は、前条第1号に掲げる文書のうち、次の各号に掲げる要件をすべて満たす文書とする。

(1) 公印の押印を省略することができる文書(文書取扱規程第33条第1項)とし、次に掲げるものとする。

 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文

(ア) 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書

(イ) 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書

(ウ) 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

(エ) 定期的に報告する文書。ただし法令等で様式の定めがあるものを除く。

(オ) 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの

(カ) 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの

 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの

 総務課長が適当と認めるもの

(2) 職務上秘密の取扱いを要しない文書とし、次に掲げるもの(文書取扱規程第27条第1項)を除く。

 秘 庁内及び庁外を問わず直接関係者以外の者に対して秘密を要するもの

 庁外秘 庁外に対して秘密を要するもの

(3) 個人のプライバシーに関する内容が含まれていない情報とし、次に掲げるものを除く。

 個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別され、又は識別され得ることにより個人の利益・権利を阻害するおそれがある情報

 個人情報を含む情報の集合物(ファイル)であって、次に掲げるもの

(ア) 特定の保有個人情報を総合行政システムデータから出力し、ファイルにより検索することができるように体系的に構成したもの

(イ) 前号に掲げるもののほか、氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

(送信上の取扱い)

第4条 ファクシミリによる施行文書の送信は、次に掲げるところにより取り扱うものとする。

(1) ファクシミリによる施行文書の用紙の形式は、原則としてA4判とする。

(2) ファクシミリによる施行文書に記載する文字の大きさは、原則として10.5ポイントとする。

(3) ファクシミリによる施行文書の左上部余白に「(ファクシミリ施行)」と表示する。

(4) あて先における担当課等を明確にするために、文書のあて先の下部に「(○○課扱い)」と表示すること。

(5) 発信元を明確にするために、文書の右下部余白に発信元の担当所属名、担当者氏名、住所及び電話番号等を表示すること。

(6) ファクシミリによる施行文書の枚数が複数になる場合には、当該ファクシミリによる施行文書の右下部余白に「(○枚中○枚目)」と表示する。

(7) 文書の写しを資料等として送信する場合は、資料、参考、写し等の表示を行い、当該文書が資料等であることを明確にすること。

(8) 送り状は、発信者が受信先に対し発信者名並びに送信する内容が送信する前に既に報告されている場合に限り省略することができる。

2 電子メールによる施行文書の送信は、次に掲げるところにより取り扱うものとする。

(1) 施行文書の形式は、原則としてテキストファイルによること。

(2) 件名は、内容が分かるよう詳細に定めること。

(3) 半角カタカナは使用しないこと。

(4) 受信する者の名称は施行文書の最初の行に、送信する者の名称は施行文書の最後の行に記載すること。

(5) 添付するファイル文書の左上部余白に「(メール施行)」と表示する。

(6) 添付するファイルの名称は、当該施行文書中に記載すること。

(相手方に送信を指定する場合の取扱い)

第5条 相手方にファクシミリによる送信を指定して回答等を求める場合は、原則として発信元で回答等の様式を作成し、相手方に当該様式を用いて送信するよう付記するものとする。電子メールによる送信についても同様とする。

(受信文書の取扱い)

第6条 ファクシミリ又は電子メールにより受信した文書の収受等の取扱いについては文書取扱規程による文書の取扱いに準じて処理するものとする。

2 ファクシミリによる受信文書が不鮮明な場合には、送信元に速やかに連絡し再受信するものとする。

3 電子メールによる受信文書は、印刷機等により印刷し、当該印刷した文書を保存するものとする。

(送信の確認)

第7条 ファクシミリによる文書の送信を行ったときは、ファクシミリの管理レポート等の機能を用いて当該送信の相手方への到達を確認するものとする。

2 電子メールによる文書の送信を行ったときは、パーソナルコンピューターの開封確認機能を用いて当該送信の相手方への到達を確認するものとする。

(その他の注意事項)

第8条 ファクシミリ又は電子メールによる文書の送信を行うときは、第3条から前条までに掲げるもののほか、次に掲げる事項に留意するものとする。

(1) ファクシミリ又は電子メールによる文書の送信は、原則として勤務時間内に行うこと。

(2) ファクシミリ又は電子メールにより送信した文書は、特に必要と認める場合を除き郵便等で再送付しないこと。

附 則

この訓令は、平成17年7月1日から施行し、平成17年4月1日から適用する。

東松島市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領

平成17年7月1日 訓令甲第214号

(平成17年7月1日施行)