○東松島市立小中学校文書事務取扱規程
平成19年10月29日
教育委員会訓令甲第32号
(目的)
第1条 この規程は、東松島市立小中学校(以下「学校」という。)における文書事務の標準化と合理化を図るため、別に定めるもののほか、文書事務について必要な事項を定めることを目的とする。
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は、校長の決裁を得て行わなければならない。
2 緊急を要する事務については、前項の規定にかかわらず、校長の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。
(文書取扱の原則)
第3条 文書はすべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理しなければならない。
(文書取扱主任の設置及び職務)
第4条 学校に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は原則として事務職員をもって充てるものとし、校長が指名する。
3 文書取扱主任は、当該学校における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務処理状況の点検に関すること。
(2) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(3) 校長名で施行する文書の審査及び文書の分類、保存年限に関すること。
(4) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(5) 例規の整備に関すること。
(6) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(文書関係表簿)
第5条 学校には次の各号に掲げる表簿を備えておかなければならない。
(1) 文書収発簿
(2) 親展文書収発簿
(3) 学籍関係収発簿
(4) 郵券発送簿
(5) 保存文書台帳
(6) その他必要な表簿
(文書の種類)
第6条 文書の種類は次のとおりとする。
(1) 内部文書
学校教育施行規則第15条に定める学校備付表簿のほか、回議書、原議、願、届、申請、事務引継書、復命書、諸回議記録簿等
(2) 往復文書
通知、照会、依頼、回答、報告、進達、副申、申請、願、届等
(3) その他の文書
契約書、証書、辞令、賞状、感謝状、表彰状、学校便り類、書簡文、挨拶文等
(文書の収受及び配布)
第7条 学校に到達した文書は、次の各号の定めるところにより文書取扱主任において収受し、配布しなければならない。
(1) 文書は次号に規定するところにより収受及び配布するものを除き、全て開封の上、文書の余白に収受印を押して、文書収発簿に搭載し、校長の閲覧に供した後、担当者に配布する。
ただし、軽易な文書については、収受及び配布の手続きの全部又は一部を省略することができる。
(2) 封筒に「親展」と表記されているものその他の(秘)扱いを要する旨の指定のあるものについては、開封しないで封皮収受印を押し、校長に配布する。
(文書の処理)
第8条 校長は、前条の規定により文書を閲覧し、自ら処理するほか所属職員に指示して、速やかに処理しなければならない。
2 文書は担当者において、次の各号の掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書の配布を受けたときは、直ちにこれを処理するようにしなければならない。
ただし、文書の性質上直ちに処理することが出来ないときは、処理状況を明確にして校長の承認を受けなければならない。
(2) 処理期限が明記されている文書は、当該処理期限までに処理を完了するようにしなければならない。
(3) 校長の決裁並びに収受方への送達に要する日時を考慮して処理しなければならない。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は回議用紙を用いて行うものとする。ただし、当分の間は、次の各号により処理できるものとする。
(1) 定例又は軽易なもので、文書の余白を用いて伺い処理できるもの。
(2) 定例又は軽易なもので、所定の様式により施行できるもののうち、用紙の余白を用いて伺い処理できるもの、又はあらかじめ設けられた決裁欄により処理できるもの。
2 第2条第2項の規定により電話又は口頭、そしてメール又はファックスで処理できるものについては、その処理要旨を文書に明らかにしておかなければならない。
(文書の作成要領)
第10条 文書の作成にあたっては、書式等について特に定めるものを除き、一般文書作成要領(昭和51年7月28日宮城県行第205号)によるものとする。
(文書の審査)
第11条 施行を要する文書は文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、次の各号に掲げるものにあっては審査を省略することができる。
(1) 法令等に様式の定めのあるもの。
(2) 人事その他機密を要するもの。
(3) その他校長が審査を要さないと認めるもの。
2 文書取扱主任は、文書の内容及び形式について審査し、加除、訂正を必要と認めたときは、担当者と協議のうえ必要な措置を講じなければならない。
ただし、誤字、脱字、かなづかいの誤り等軽易なものについては、直接自ら訂正できるものとする。
3 文書取扱主任は、審査にあたりその案件について説明及び参考資料の提出を求める事ができる。
(決裁の表示)
第12条 審査を経て決裁を受けた文書には、文書取扱主任において決裁月日を記載しなければならない。ただし、校長自らが決裁月日を記載したときは、文書取扱主任における記載を省略するものとする。
(施行文書の処理)
第13条 施行文書は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。
(文書の施行者名)
第14条 文書の施行者名は校長名とする。
(施行文書の日付)
第15条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。
(施行文書の登載)
第16条 施行する文書は、その種類、性質により区分し、文書収発簿、親展文書収発簿又は学籍関係収発簿に登載、文書記号、文書番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 文書記号は次のとおりとする。
(1) 文書収発簿に登載する文書 (学校名の約字)第 号
(2) 親展文書に登載する文書 (学校名の約字)親第 号
(3) 学籍関係収発簿に登載する文書 文書収発簿と同じ
3 文書番号は、前項各号に定める区分ごと、会計年度ごとの一連番号とする。
ただし、往復文書のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用いるものとする。
(公印の押印)
第17条 施行する文書には、公印を押さなければならない。
ただし、次の各号に掲げるものについては公印の押印を省略することができる。
(1) 往復文書のうち軽易なもの
(2) 公印の押印を省略することについて指示、承認等があるもの
(3) 私印を押すこととされているもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略するもののうち、必要なものについては校長名の下に「(公印省略)」と表記するものとする。
3 証明書類等の文書で必要なものについては、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
4 前項の規定にかかわらず証明に関する書類で、公印の印影を刷り込んだ文書には、契印、割印を省略することができる。
(文書の発送)
第18条 施行する文書は、文書取扱主任において発送しなければならない。
2 文書取扱主任は、特別な定めがある場合を除き、利用し得る発送方法について所要経費を比較し、最も経済的な方法により発送するようにしなければならない。また、機密を要するもの等特に重要なものを除き、封筒を用いないで発送するようにしなければならない。
(文書の整理保管)
第19条 文書は常に整理し、未完結文書又は完結文書を区分して、その所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書には、火災、盗難等の災害に対する予防措置を講じておかなければならない。
3 文書は校長の許可を得ないで、校外に持ち出し、又は部外に示してはならない。
(1) 編集は会計年度により区分する。ただし、会計年度による事がなじまないものにあっては、暦年により区分する。
(2) 製本は特に必要がある場合を除き、1会計年度(前号ただし書によるものについては1暦年)とすること。
(3) 前号の規定にかかわらず、一冊当たりの文書が著しく少ないときは、同じ小分類に属し、かつ、保存年限を同じくする各文書を合冊して一冊とすることができる。
(4) 一冊の厚さは6cmを限度とし、これ以上に及ぶときは適宜分冊すること。
2 前項の文書編綴基準表に掲げる保存年限と法令の規定に基づく保存年限とが異なるときは、いずれか長い方をもって保存年限とすること。
また、各文書簿冊への編綴例示(参考)に寄りがたい文書が発生したときは、保存年限基準表(別表第3)に照らして、その保存年限を定めるものとする。
3 文書取扱主任は、文書の保存状況を随時点検し、良好な状態で保存されるよう管理しなければならない。
(文書の廃棄)
第21条 文書取扱主任は、校長の承認を得て、保存年限を経過した文書を廃棄しなければならない。
ただし、保存年限を経過した文書で校長が必要と認めるものについては、更に年限を定めてこれを保存するものとすることができる。
3 文書取扱主任は、第1項の規定により廃棄する文書のうち機密を要するものについては、判読できないまでにするか、焼却する等適切に処分しなければならない。
附則
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月24日教委訓令甲第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第20条関係)
文書編綴基準表
【大分類21学校 中分類00小学校】
小分類 | 常用 | 第1種(永年) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(3年) | 第5種(1年) |
00管理運営 | ①市、町例規集(各) ②教育関係法規(各) ③例規(各) | ④学校沿革史 ⑤学校要覧 ⑥学校経営要録 | ⑦学級編制関係書 ⑧学校日誌 | ⑨職員会議関係書 | ||
01設備管理 | ①施設設備関係書 ②安全管理関係書 | ③施設設備貸与関係書 | ||||
02文書 | ①文書保存台帳(永) | ②文書収発簿 ③親展文書収発簿 | ④郵便発送簿 | |||
03調査統計 | ①学校基本調査関係書 ②教育費調査関係書 ③一般調査関係書 | ④定期報告関係書 | ||||
04庶務 | ①私有車借上関係書 | ②県教委関係書 ③地教委関係書 ④諸官庁関係書 ⑤教育関係団体関係書 ⑥警備日誌 ⑦その他雑文書 | ||||
05任免 | ①現職員履歴書(永) | ③旧職員履歴書 ④辞令交付簿 | ⑤昇給昇格関係書 ⑥教員免許状関係書 ⑦人事記録関係書 ⑧会計年度任用職員等関係書(県費) | ⑨職員異動関係書 | ||
06服務 | ①服務内申関係書 ②公務災害補償関係書 ③職員事故報告関係書 ④職員表彰関係書 | ⑤職員諸届関係書 ⑥出勤簿 ⑦時間外勤務命令簿 ⑧週休日の指定、勤務時間の割振り関係書 ⑪会計年度任用職員関係(市費) ⑫学校用務員関係 | ⑨年次有給休暇簿 | ⑩私事旅行届 | ||
07給与 | ①給与個人票 ②給与支給明細関係書 ③電算入力報告書 ④諸手当関係書 ⑤税金関係 | ⑥給与関係書 | ||||
08旅費 | ①旅行伺書・復命書 ②旅行命令関係書 | ③旅費関係書 | ||||
09福利厚生 | ①公立学校共済組合関係書 ②教職員互助会関係書 | |||||
10財務 | ①寄附台帳(永) ②施設台帳(永) ③備品台帳(永) ④理科教育設備台帳(永) | ⑤寄附採納関係書 | ⑥研究指定補助金関係書 | ⑦補助金関係書 | ⑧備品関係書 ⑨学校予算要求関係書 ⑩学校予算配当関係書 ⑪学校予算管理関係書 | |
11出納 | ①学校徴収金関係書 | ②支出負担行為伺関係書 | ||||
12監査 | ①監査、検査、監察関係書 | |||||
13学籍 | ①卒業台帳(永) | ②指導要録(学籍)(20) ③除籍簿(学籍)(20) | ④入学卒業者名簿 | ⑤指導要録(指導用) ⑥除籍簿(指導用) ⑦児童生徒出席簿 ⑧受賞台帳 ⑨学籍関係書 ⑩卒業進級認定関係書 ⑪児童生徒名簿 ⑫指導要録抄本(在学中)(6) | ||
14証明 | ①各種証明書発行関係書 | |||||
15就学援助 | ①就学援助関係書 ②就学奨励費関係書 ④奨学金関係 | |||||
16教務 | ①教育計画関係書 | ②教科書関係書 | ③教務関係書 ④指導主事訪問関係書 ⑤教育実習関係書 ⑥長期休業関係書 ⑦成績一覧表 | |||
17行事 | ①校内文化行事関係書 ②校内体育行事関係書 ③儀式的行事関係書 ④校外学習行事関係書 ⑤その他行事関係書 ⑥他校行事関係書 | |||||
18研修 | ②初任者研修関係書 ③海外研修関係書 ④教職経験者研修関係書 | ⑤承認研修関係書 | ⑥各種研修会関係書 ⑦現職教育関係書 ⑧総合教育センター関係書 ⑨教育研究会関係書 ⑩研究会、講習会関係書 | |||
19保健 | ①学校医、薬剤師、歯科医執務記録簿(5) | ②児童生徒健康診断関係書 ③日本スポーツ振興センター関係書 ④保健日誌 ⑤教職員健康診断関係書 ⑥就学時健康診断関係書 | ⑦保健衛生関係書 | |||
20給食 | ①給食日誌 | ②学校給食関係書 | ||||
21指導 | ①学習指導計画(1) | ②児童生徒事故報告関係書 | ③就学指導関係書 | ④学習指導関係書 ⑤特別支援教育指導関係書 ⑥進路指導関係書 ⑦生活指導関係書 ⑧生徒指導関係書 ⑨児童・生徒会関係書 ⑩学年学級経営関係書 ⑪教科外指導関係書 ⑫教育相談関係書 ⑬校外指導施設関係書 ⑭児童生徒作品関係書 ⑮中体連関係書 ⑯情報教育関係書 ⑰防災教育関係書 | ||
22渉外 | ①社会教育関係書 ②PTA関係書 |
文書編綴基準表
【大分類21学校 中分類01 中学校】
小分類 | 常用 | 第1種(永年) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(3年) | 第5種(1年) |
00管理運営 | ①市、町例規集(各) ②教育関係法規(各) ③例規(各) | ④学校沿革史 ⑤学校要覧 ⑥学校経営要録 | ⑦学級編制関係書 ⑧学校日誌 | ⑨職員会議関係書 | ||
01設備管理 | ①施設設備関係書 ②安全管理関係書 | ③施設設備貸与関係書 | ||||
02文書 | ①文書保存台帳(永) | ②文書収発簿 ③親展文書収発簿 | ④郵便発送簿 | |||
03調査統計 | ①学校基本調査関係書 ②教育費調査関係書 ③一般調査関係書 | ④定期報告関係書 | ||||
04庶務 | ①私有車借上関係書 | ②県教委関係書 ③地教委関係書 ④諸官庁関係書 ⑤教育関係団体関係書 ⑥警備日誌 ⑦その他雑文書 | ||||
05任免 | ①現職員履歴書(永) | ③旧職員履歴書 ④辞令交付簿 | ⑤昇給昇格関係書 ⑥教員免許状関係書 ⑦人事記録関係書 ⑧会計年度任用職員等関係書(県費) | ⑨職員異動関係書 | ||
06服務 | ①服務内申関係書 ②公務災害補償関係書 ③職員事故報告関係書 ④職員表彰関係書 | ⑤職員諸届関係書 ⑥出勤簿 ⑦時間外勤務命令簿 ⑧週休日の指定、勤務時間の割振り関係書 ⑪会計年度任用職員関係(市費) ⑫学校用務員関係 | ⑨年次有給休暇簿 | ⑩私事旅行届 | ||
07給与 | ①給与個人票 ②給与支給明細関係書 ③電算入力報告書 ④諸手当関係書 ⑤税金関係 | ⑥給与関係書 | ||||
08旅費 | ①旅行伺・復命書 ②旅行命令関係書 | ③旅費関係書 | ||||
09福利厚生 | ①公立学校共済組合関係書 ②教職員互助会関係書 | |||||
10財務 | ①寄附台帳(永) ②施設台帳(永) ③備品台帳(永) ④理科教育設備台帳(永) | ⑤寄附採納関係書 | ⑥研究指定補助金関係書 | ⑦補助金関係書 | ⑧備品関係書 ⑨学校予算要求関係書 ⑩学校予算配当関係書 ⑪学校予算管理関係書 | |
11出納 | ①学校徴収金関係書 | ②支出負担行為伺関係書 | ||||
12監査 | ①監査、検査、監察関係書 | |||||
13学籍 | ①卒業台帳(永) | ②指導要録(学籍)(20) ③除籍簿(学籍)(20) | ④入学卒業者名簿 | ⑤指導要録(指導用) ⑥除籍簿(指導用) ⑦児童生徒出席簿 ⑧受賞台帳 ⑨学籍関係書 ⑩卒業進級認定関係書 ⑪児童生徒名簿 | ⑫指導要録抄本(在学中) | |
14証明 | ①各種証明書発行関係書 | |||||
15就学援助 | ①就学援助関係書 ②就学奨励費関係書 | ④奨学金関係書 | ||||
16教務 | ①教育計画関係書 | ②教科書関係書 | ③教務関係書 ④指導主事訪問関係書 ⑤教育実習生関係書 ⑥長期休業関係書 ⑦成績一覧表 | |||
17行事 | ①校内文化行事関係書 ②校内体育行事関係書 ③儀式的行事関係書 ④校外学習行事関係書 ⑤その他行事関係書 ⑥他校行事関係書 | |||||
18研修 | ②初任者研修関係書 ③海外研修関係書 ④教職経験者研修関係書 | ⑤承認研修関係書 | ⑥各種研修会関係書 ⑦現職教育関係書 ⑧総合教育センター関係書 ⑨教育研究会関係書 ⑩研究会、講習会関係書 | |||
19保健 | ①学校医、薬剤師、歯科医執務記録簿(5) | ②健康診断関係書 ③日本スポーツ振興センター関係書 ④保健日誌 ⑤教職員健康診断関係書 ⑥就学時健康診断関係書 | ⑦保健衛生関係書 | |||
20給食 | ①給食日誌 | ②学校給食関係書 | ||||
21指導 | ①学習指導計画 | ②児童生徒事故報告関係書 | ③就学指導関係書 | ④学習指導計画 ⑤特別支援教育指導関係書 ⑥進路指導関係書 ⑦生活指導関係書 ⑧生徒指導関係書 ⑨児童・生徒会関係書 ⑩学年学級経営関係書 ⑪教科外指導関係書 ⑫教育相談関係書 ⑬校外指導施設関係書 ⑭児童生徒作品関係書 ⑮中体連関係書 ⑱情報教育関係 ⑲防災教育関係 | ||
22渉外 | ①社会教育関係書 ②PTA関係書 |
別表第2(第20条関係)
保存文書背表紙(例示)
別表第3(第20条関係)
文書保存年限基準表
区分 | 文書の種類 | 文書事例 |
第1種 (永年) | 1 法令、例規、規則等に関するもの 2 学校沿革史、学校経営(要録)及び校内諸規則で重要なもの 3 職員の履歴に関するもの 4 児童生徒に関するもので重要なもの 5 施設設備に関するもので重要なもの 6 その他永年保存を必要とする文書 (20年保存を必要とする文書は末尾に(20)と付す) | ・条例、規則、規程等 ・学校沿革史、学校経営要録、学校要覧 ・現職員履歴書、旧職員履歴書、辞令交付簿 ・指導要録(学籍)(20)、除籍簿(学籍)(20)、卒業台帳 ・寄附採納関係書、寄附台帳、施設台帳、備品台帳 |
第2種 (10年) | 1 昇給昇格、服務内申に関するもの 2 児童生徒の学籍に関するもの 3 その他10年保存を必要とする文書 | ・服務内申関係書、職員事故報告書、職員表彰関係書、公務災害補償関係書 ・入学卒業者名簿 |
第3種 (5年) | 1 職員の服務に関するもの 2 学校基本調査、各種調査、報告書に関するもの 3 児童生徒に関するもの 4 学校保健に関するもの 5 職員給与、旅費に関するもの 6 職員研修に関するもの 7 施設設備の管理に関するもの 8 授業料、学校徴収金に関するもの 9 その他5年保存を必要とする文書 | ・職員諸届関係書、勤務の割振り関係書、出勤簿 ・学校基本調査、教育費調査 ・指導要録・除籍簿(指導)、学籍関係書、出席簿、就学援助・就学奨励費関係書、事故報告書 ・保健日誌、健康診断票、校医執務記録簿、日本スポーツ振興センター関係書 ・給与個人票、給与明細書、諸手当関係書、旅行命令票、旅行伺・復命書 ・初任者研修関係書、海外研修関係書、教職経験者研修関係書 ・施設設備関係書、安全管理関係書 ・監査・検査・監察関係書、学校徴収金関係書 ・文書収発簿、親展文書収発簿、教員免許状関係書、研究指定補助金関係書監査関係書、学校日誌、給食日誌 |
第4種 (3年) | 1 職員会議及び校内諸会議に関するもの 2 教務に関するもの 3 児童生徒の教科書に関するもの 4 児童生徒の指導に関するもの 5 学校会計に関するもの 6 その他3年保存を必要とする文書 | ・職員会議関係書 ・教務関係書、自宅研修関係書 ・教科書採択関係書 ・就学指導関係書 ・支出負担行為伺関係書、補助金関係書 ・年次有給休暇簿、郵便発送簿、私有車借上関係書 |
第5種 (1年) | 軽易な文書で1年保存を必要とする文書 | ・施設設備貸与申請書、定期報告関係書、学校予算要求書、学校予算配当関係書、証明発行関係書、指導主事訪問関係書、校内行事関係書、教育研究会等各種案内学習指導関係書、特別支援教育関係書、進路指導関係書、生徒指導関係書、学級経営関係書、長期休業関係書、教育実習関係書、現職教育関係書、児童生徒作品関係書、警備日誌、その他各種照会・回答及び通知等軽易な文書 |
