○東松島市メールサービス管理運営規程

平成24年3月21日

訓令甲第18号

(趣旨)

第1条 この訓令は、市の有する防災情報、防犯情報、生活情報等を市民に対して効果的に発信していくため、その伝達手段として電子メールを活用することから、メール配信システム(以下「システム」という。)の適正な運用を図り、メールサービスを実施するため、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) メールサービス 防災情報、防犯情報、生活情報等の伝達手段として、インターネットを活用して、電子メールにより特定の市民等に向けて随時に又は定期的に情報を配信する市の情報サービスをいう。

(2) メール配信システム メールサービスを配信するためのインターネット上のシステムをいう。

(3) 配信メール メール配信システムによりメールサービスとして配信する電子メールをいう。

(総括管理者)

第3条 メールサービスの配信に関し総括的な管理を行うため、メールサービス総括責任者(以下「総括責任者」という。)を置く。

2 総括責任者は、総務部長の職にある者をもって充てる。

3 総括責任者は、メールサービス管理責任者(以下「管理責任者」という。)がメールサービスの適正かつ円滑な運用を確保できるように、指導、助言その他の必要な措置を講ずるものとする。

(管理責任者)

第4条 メールサービスの適正かつ円滑な運用を確保するため、管理責任者を置く。

2 管理責任者は、総務部防災課長の職にある者をもって充てる。

3 管理責任者の所掌事項は、次に定めるものとし、その事務は総務部防災課において処理する。

(1) メールサービスの全体的な運用及び管理に関すること。

(2) メールサービスの長期的な活用計画に関すること。

(3) メール配信システムの運用及び管理に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、メールサービスの必要な事項に関すること。

(メール配信の種別)

第5条 メール配信の種別は、次に掲げるとおりとする。

(1) 防災情報

(2) 防犯情報

(3) 生活情報

(4) イベント情報

(5) 求人情報

(6) その他総括責任者が必要と認める情報

(配信責任者)

第6条 メールサービスの配信内容の充実を図るとともに、配信メールの内容を適正なものとするため、メール配信責任者(以下「配信責任者」という。)を置く。

2 配信責任者は、配信メールの内容に関する事務を所管する課長等とする。

3 配信責任者は、次に掲げる事項を所掌し、当該課等が発信する配信メールに関し一切の責任を負うものとする。

(1) 所管する事務に関する配信メールの発信に対する承認

(2) 配信メールの作成に関する当該課等に属する職員への指導及び助言

(3) 配信したメールに関する市民等からの質問、要望等への回答

(配信メールの作成)

第7条 配信メールの原稿作成は、管理責任者指導のもと、原則として当該事務を担当する職員が行うものとする。

2 前項の指導のほか、配信メールの原稿作成における留意事項は、次のとおりとする。

(1) 掲載内容は、最新かつ正確な情報について、分かりやすい表現を用いた内容とすること。

(2) 著作物等は、その著作権者等の承諾なく取扱わないこと。

(3) 個人情報(個人を識別できる写真を含む。)を掲載するときは、その旨及びその掲載内容について本人の了承を得ること(個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められる場合を除く。)。

(4) 前2号に掲げるもののほか、著作権及び個人情報に関する事項の取扱いに当たり関係法令を遵守すること。

(使用手続)

第8条 配信メールの使用手続は、第5条各号に規定する事項について配信の必要があるとき、配信メール依頼書(別記様式)により、当該事務を所管する配信責任者の承諾を経て、管理責任者に提出しなければならない。ただし、事態が切迫し時間的余裕がないときは、口頭又は電話等によることができる。

(メール配信)

第9条 管理責任者は、前条の依頼があったときは、内容を審査し決定した後、配信メールを発信する。

(利用者の登録の申請等)

第10条 メールサービスを利用しようとする利用者は、別に定める利用規約に同意したうえで、市長に対し利用の登録を申請しなければならない。登録の内容に変更が生じたとき、又は利用を停止するときも同様とする。

2 市長は、前項の規定により登録の申請を受けたときは、速やかに、同項に規定する登録をしなければならない。

(個人情報の取扱い)

第11条 市及びメールサービスの利用にかかわる全ての者は、東松島市個人情報保護条例(平成17年東松島市条例第10号)の趣旨に基づき、個人情報の取扱いに十分注意しなければならない。

(情報セキュリティ対策)

第12条 市長は、東松島市情報セキュリティポリシー(平成17年東松島市訓令乙第1号)に定めるところにより、メールサービスについて情報セキュリティの対策を講ずるものとする。

(その他)

第13条 この訓令に定めるもののほか、メールサービスの運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令甲第23号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

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東松島市メールサービス管理運営規程

平成24年3月21日 訓令甲第18号

(平成25年4月1日施行)