○東松島市庁舎における通話録音装置の設置及び管理運用に関する要綱
令和5年6月8日
訓令甲第42号
(目的)
第1条 この訓令は、東松島市庁舎(以下「市庁舎」という。)における通話録音装置の設置及び管理運用に関し必要な事項を定めることにより、職員への不当な圧力を排除し業務の適正な執行を図るとともに、犯罪の防止と捜査機関等への正確な情報提供を図ることを目的とする。
(1) 通話録音装置 電話機での通話中に通話の音声を録音する装置をいう。
(2) 内部蓄積データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体に保存された通話の音声をいう。
(3) 外部蓄積データ 通話録音装置により録音され、電磁的記録として通話録音装置の外部に設置されている電磁的記録媒体に保存された通話の音声をいう。
(通話録音装置の設置)
第3条 市長は、部署等の状況、意向その他の事項を把握し、必要と認めるときは、市庁舎内の電話機に通話録音装置を設置するものとする。
(管理責任者等)
第4条 市長は、通話録音装置を設置する部署等に通話録音装置の管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、部署等の所属長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の管理運用にあたり、必要があると認めるときは、通話録音装置取扱者(以下「取扱者」という。)を置くことができる。
3 取扱者は、所属する職員の中から、管理責任者が選任する。
4 管理責任者及び取扱者は、内部蓄積データ及び外部蓄積データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のために必要な措置を講じなければならない。
(職員の責務)
第5条 職務上、通話録音装置により情報を知り得る職員は、この訓令の規定を遵守し、通話録音装置の適正な運用に努めなければならない。
2 職員は、市長が必要と認める場合を除き、通話録音装置により知り得た情報を第三者に知らせ、又は職務以外の目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
3 職員は、通話録音装置を使用して通話の音声を録音するときは、通話の相手方に対し録音することを告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 通話の相手方から市民又は職員の生命、身体又は財産を害する旨の発言がある等事件性が疑われるとき。
(2) 通話の内容、発言の有無等について、後日、通話の相手方との間で争いが起きるおそれがあると見込まれるとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、告知しないことについてやむを得ない事由があると認められるとき。
(通話録音装置の設置等の公表)
第6条 市長は、通話録音装置を設置したときは、その旨を市のホームページへの掲載その他適切な方法により公表するものとする。
(内部蓄積データ等の保存及び廃棄)
第7条 内部蓄積データ及び外部蓄積データの保存期間は、当該通話の音声が録音された日の翌日から起算して原則30日間とする。ただし、法令に定めがある場合その他管理責任者が必要と認める場合は、相当な期間において延長することができる。
2 前項に規定する保存期間を経過した内部蓄積データ及び外部蓄積データは、管理責任者又は取扱者が消去する。
3 職員は、内部蓄積データ及び外部蓄積データを録音したときのままの状態で保存するものとし、複製及び改変をしてはならない。ただし、複製については、第1条の目的を達成するため特に必要があると市長が認める場合は、この限りでない。
4 管理責任者は、内部蓄積データ又は外部蓄積データが保存されている電磁的記録媒体及び前項ただし書の規定により複製された内部蓄積データ又は外部蓄積データが保存されている電磁的記録媒体(以下「複製物」という。)について、厳重に管理しなければならない。
5 管理責任者は、複製物について、その目的が達成された場合その他保有する必要がなくなったときは、廃棄しなければならない。
6 管理責任者は、前項の規定により複製物を廃棄するときは、複製物に保存されている内部蓄積データ又は外部蓄積データが再現不可能となるよう破砕等による処分を行うものとする。
(管理運用)
第8条 管理責任者及び取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を遵守し、通話録音装置の管理運用を行わなければならない。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び管理運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、公示の日から施行する。