(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、東松島市情報公開条例(平成17年東松島市条例第8号。以下「条例」という。)による行政文書の開示に関する事務に関し必要な事項を定めるものとする。

(開示事務の窓口)

第2条　行政文書の開示事務の窓口は、総務課、議会事務局、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員事務局、農業委員会事務局及び税務課とする。

(窓口の事務)

第3条　開示窓口が行う事務は、次のとおりとする。

(案内、相談等)

第4条　開示事務の窓口は、担当者が面談により、来訪者が求めている情報の種類、内容等を把握し、来訪者の要求に最も適切に対応し得る情報の提供手段を選択するとともに、来訪者の求めに応じ、相談、案内等を行うものとする。

(開示請求書の受理)

第5条　行政文書開示請求書(東松島市情報公開条例施行規則(平成17年東松島市規則第7号。以下「規則」という。)様式第1号。以下「請求書」という。)は、開示事務窓口において受理する。

(行政文書の特定)

第6条　開示請求のあった行政文書については、文書管理目録等による検索又は関係課との連絡により、当該行政文書の存在の有無の確認及び当該行政文書の内容の特定を行うものとする。

(請求書の受理)

第7条　開示請求は、原則として、請求内容1件につき1枚の請求書により行わなければならない。

(請求書の確認事項等)

第8条　請求書の受理に当たっては、次により審査するものとする。この場合において、記入事項に不備又は不明な箇所がある場合には、当該請求者に対し、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求めるものとする。

(請求書を受理した場合の説明等)

第9条　請求書を受理したときは、当該請求書(感熱紙を用いるファクシミリの場合には、当該感熱紙を中性紙に複写したものをいう。以下同じ。)に収受印を押印し、その控え(ファクシミリによる開示請求については、当該請求書の写しとする。以下同じ。)を請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。

(行政文書の特定等)

第10条　総務課及び開示事務窓口は、開示請求のあった行政文書について、文書管理目録等により、当該行政文書の存在の有無の確認及び当該行政文書の件名、文書番号等の特定を行うものとする。

(開示決定等の期間)

第11条　総務課及び開示事務窓口において請求書を受理した日をもって、条例第6条第1項に規定する開示請求のあった日として取り扱うものとし、請求書を受理した日から起算して15日以内に開示決定等を行うものとする。

(開示決定等の決裁)

第12条　開示決定等に当たっては、実施機関の決裁を受け総務課を経由しなければならない。

(内部調整)

第13条　開示決定等に当たっては、次により内部調整を行うものとする。

(決定通知書の作成)

第14条　決定通知書は、次により作成するものとする。

(開示決定等の期間の延長)

第15条　条例第7条第4項の規定により開示決定等の期間を延長する場合は、次の事項に留意し、請求者に対し、決定期間延長通知書により通知するものとする。

(決定通知書の送付)

第16条　開示決定等をした場合は、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付すること。

(開示の実績のある行政文書の取扱い)

第17条　開示請求のあった行政文書が過去に開示の実績があり、直ちに開示決定ができるものについては、速やかに開示するよう努めるものとする。

(行政文書の開示の方法)

第18条　行政文書(電磁的記録を除く。以下この条及び次条において同じ。)の開示の方法は、文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)の場合は、閲覧及び写しの交付により行うものとする。ただし、思想、信条、心身の状況、病歴、成績、職歴、住所、電話番号、家族状況、親族関係、所得、財産等個人に関する情報及び特定の個人が識別され、若しくは識別され得るものの情報は開示しない。

(部分開示の方法)

第19条　条例第10条の規定による部分開示をする場合は、おおむね次の方法により開示しない部分の分離を行い、行政文書の開示をするものとする。

(電磁的記録の開示の方法)

第20条　電磁的記録の開示の方法は、電磁的記録を保存している媒体の種別ごとに、閲覧、視聴又は写しの交付等を行うものとする。この場合において、開示することが技術的に困難なとき、又はプログラムの変更等に多額の経費が見込まれるときは、可能な方法により行うものとする。

(磁気的記録の部分開示の方法)

第21条　磁気的記録の部分開示をする場合は、開示ができる部分とできない部分が適当な方法により容易に区分できるときには、開示ができない部分を特定の記号に置き換え、又は表示されないようにする等開示ができない部分について閲覧又は視聴ができない措置を講じなければならない。

(行政文書の開示の実施事務)

第22条　行政文書の開示は、決定通知書により、あらかじめ指定した方法で実施するものとする。

(行政文書の開示の立会い)

第23条　行政文書の開示を実施するときは、主管課の職員が立ち会わなければならない。ただし、市長が認めたときは、この限りでない。

(行政文書の写しとその他の物品の送付等)

第24条　行政文書の写しを交付するときは、原則として、開示の日の前日までに、当該行政文書の写しを作成し、用紙の規格ごとに枚数を確認しておかなければならない。ただし、請求者が、行政文書を閲覧した後に当該行政文書の一部を指定して写しの交付を受ける事を希望している場合は、この限りでない。

(電磁的記録の複製物の供与)

第25条　電磁的記録の複製物を供与するときには、原則として、開示の日の前日までに、当該複製物を作成するとともに、その内容等を確認しておかなければならない。

(決定通知書の提示)

第26条　行政文書の開示を実施するときは、当該開示に係る決定通知書の提示を求めるものとする。

(写しの交付等の申請)

第27条　行政文書の写しの交付等の申請は、行政文書の写しの交付等申請書(様式第1号)を実施機関に提出しなければならない。

(費用の徴収)

第28条　行政文書の写しの交付等申請書の提出(郵送による場合を除く。)があったときは、東松島市財務規則(平成17年東松島市規則第24号)により行政文書の写しの交付等に要する費用を納付書により領収するものとする。

(第三者に対する意見照会の手続)

第29条　開示請求のあった行政文書に第三者に関する情報が記録されているときは、第三者の権利利益保護の観点から、開示決定等を慎重かつ公正に行うため、必要に応じ、当該第三者に対し、当該第三者の情報が記録されている行政文書について開示請求があった旨を行政文書の開示に係る意見照会書(規則様式第8号)により通知し、行政文書の開示に係る意見書(規則様式第9号。以下「意見書」という。)を提出する機会を与えることができる。ただし、条例第13条第2項に規定するときは、意見書を提出する機会を与えなければならない。

(意見照会の内容)

第30条　前条の規定による第三者に意見を求める内容は、おおむね次のとおりとする。

(反対意見書が提出された場合の措置等)

第31条　意見書の提出の機会を与えた第三者が、当該行政文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下この条において「反対意見書」という。)を提出した場合において、開示決定をするときは、当該第三者に対して争訟の機会を確保するため、次の措置等を講ずるものとする。

(審査請求書の受理等)

第32条　開示決定等について行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求があったときは、総務課において当該審査請求書を受理するとともに、当該審査請求書の写しを当該行政文書の主管課へ送付するものとする。

(審査請求書の審査)

第33条　審査請求は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認するものとする。

(審査請求書等の補正)

第34条　審査請求が前条の規定による要件を満たさない場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

(審査請求についての却下の決定又は裁決)

第35条　審査請求が次の各号のいずれかに該当するときには、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを当該行政文書の主管課に送付するものとする。

(審査会への諮問)

第36条　審査請求を却下する場合を除き、速やかに、東松島市情報公開審査会(以下「審査会」という。)へ諮問するものとする。

(諮問書の作成)

第37条　前条の規定により審査会へ諮問するときは、次に掲げる事項を記載した行政文書の開示決定等に対する審査請求について(様式第2号)を作成しなければならない。

(諮問書の提出)

第38条　諮問書には、次に掲げる書類を添付しなければならない。

(諮問をした旨の通知)

第39条　審査会に諮問したときは、速やかに、条例第16条に規定するものに対し、諮問した旨を東松島市情報公開審査会諮問通知書(規則様式第11号)により通知しなければならない。

(審査会の意見聴取等への対応)

第40条　総務課及び主管課は、審査会からの求めに応じ、審査会の指定する方法により開示決定等に係る行政文書に記録されている情報の内容及び当該開示決定等を判断した理由を分類し、又は整理した資料を作成し、審査会に提出し、かつ、当該資料について説明又は意見を求められたときは、これに応じなければならない。

(閲覧等申請書の受理)

第41条　審査会に提出された意見書若しくは資料(以下「提出資料」という。)の閲覧又はそれらの写しの交付(以下「閲覧等」という。)の申請に係る閲覧等申請書(様式第3号)は、総務課において受理するものとする。

(閲覧等申請書の受理に当たっての留意事項)

第42条　前条の規定による閲覧等申請書の提出があったときは、審査請求人、参加人、諮問実施機関又は代理人による申請であるかどうかを確認するものとする。この場合において、代理人による申請である場合においては、委任状等の提出等により、代理関係を確認するものとする。

(閲覧等申請書を受理した場合の説明等)

第43条　閲覧等申請書を受理したときは、当該申請書に収受印を押印し、その控えを申請者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(提出資料の閲覧等の実施事務)

第44条　提出資料の閲覧等は、審査会からの閲覧等に応じるか否かの回答書(次項において「閲覧等回答書」という。)によりあらかじめ指定された日時において実施する。

(答申の内容の公表)

第45条　審査会から諮問に対する答申の内容が記載された資料の送付を受けたときは、これを総務課に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

(審査請求に対する決定等)

第46条　総務課は、答申書の送付があったときは、速やかに、実施機関の決裁を経て当該審査請求に対する決定又は裁決(以下この条において「決定等」という。)を行わなければならない。

(条例施行状況の公表)

第47条　総務課長は、毎年度始めに前年度の条例の施行実施状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を市広報に掲載することにより公表するものとする。