2　文書は、別に定めがある場合又は特に支障がある場合を除き、電磁的記録により作成又は取得することとし、支払いに係る請求書を除き、文書管理システムにより取り扱うものとする。

2　総務課長は、文書事務を適切に処理するため、主管課に文書主任を置く。文書主任には主管課の係長をもってこれに充て、係長が欠けた場合は主管課長及び総務課長が別に指名する者をもってこれに充てる。

3　文書主任は、次に掲げる職務を行う。

2　文書の書式は、東松島市公文例式規程(平成17年東松島市訓令甲第14号)に定めるところによる。

2　文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書等は暦年ごとに一連番号とする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、当該各号に定めるとおりとする。

3　前項第3号の規定により金券等が添付してある文書については、金券等受領簿(様式第2号)により収受者から署名又は収受印を徴するとともに当該金券等の金額を記載し、課長等の確認を受けなければならない。

4　2以上の主管課に関連のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。

5　主管が明らかでない文書は、総務課において当該文書の主管課について市長の決定を受け、当該主管課に配布する。

6　主管課は、配布された文書にその主管に属さないものがあるときは、当該文書を総務課に回送しなければならない。

2　取得した文書のうち支払いに係る請求書については、前項の収受処理を行わないものとする。

2　他課に関係のある文書は、関係する主管課に供覧し、又はその写しを配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の供覧は、当該各号に定める方法によることができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書の起案は、文書管理システムから出力される回議用紙(様式第7号)を用いて押印決裁により行うことができる。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案は、当該各号に定める方法によることができる。

4　文書の起案は、次の事項に留意して行うものとする。

2　前項ただし書の規定により決裁を受けたときは、承認を受けなかった上司に決裁後の文書を後閲しなければならない。

3　文書主任による第1項の承認は、文書内容の審査を兼ねるものとする。

4　文書の決裁区分は、東松島市事務決裁規程(平成19年東松島市訓令甲第18号)の定めるところによる。

2　文書管理システムを用いないで行った供覧又は決裁にあっては、当該供覧文書又は起案文書に決裁日を記入しなければならない。

2　前項に規定する文書は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。

3　第17条の規定は、文書の施行日を登録又は記入する場合に準用する。

2　前項の規定により施行する文書(法規文書等を除く。)には所管の部課名、係名及び担当者名を当該文書の末尾に記入しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は当該文書の性質に応じ職名のみによることができる。

2　印刷用公印を文書に印刷する場合は、東松島市公印規程に定めるところによる。

3　契約又は登記関係の文書で、枚数が複数にわたるものは、その両面にかけて契印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、文書の表及び裏の袋とじをした箇所に契印を押すものとする。

4　行政処分又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、必要に応じて証明台帳又は原義若しくは当該文書の写しとの両面にかけて割印を押すものとする。

5　前項の規定にかかわらず、行政処分又は証明に関する書類で、公印の印影を刷り込んだ文書又は公印を事前に押印した文書には、契印を省略することができる。

2　文書は常に整理し、紛失、盗難、災害等に対する予防措置を講じなければならない。

3　職員は、文書の整理整頓を心がけるとともに、担当者において保管する文書は、常に保管場所を明らかにし、私有化してはならない。

4　文書は、文書主任の指示する一定の場所に格納し、常にその存在を明らかにしておかなければならない。

2　文書の保存種別及び保存年限は、法令その他特別の定めがあるものを除き、次のとおりとする。

2　電磁的記録以外の形態で作成又は取得した文書は、その形態で保存する。

3　主管課長は、前項の文書について、総務課長及び電算事務主管課長と協議の上、同項による保存に代え、当該文書のスキャンデータ等の電磁的記録として保存することができる。この場合においては、保存する電磁的記録の棄損、消滅、改ざん及び漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。

2　前項の場合において、第28条に規定する文書の保管期間は、これを保存年限に算入するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを用いて起案又は供覧を完結した電磁的記録による文書は、文書管理システムの電磁的簿冊に保存するものとする。

2　前項の規定により文書を引き継ぐときは、文書の所属年度又は所属年による保存年限別に保存文書台帳を作成し、主管課において文書を指定された書庫に搬入し、保存しなければならない。

3　前項において、保存場所等に変更が生じた場合は、その都度、総務課長に報告しなければならない。

2　前項の規定により文書を廃棄しようとする主管課長は、当該文書について更に継続して保存する必要があると認められたときは、その旨を総務課長に申し出て協議により保存期間を延長することができる。

3　処理が完結した文書で文書主任が保存の必要を認めないものは、主管課において速やかに廃棄しなければならない。

4　廃棄する文書で秘密に属するもの又は庁外に搬出することが適当でないと認められるものは焼却により、その他のものは適当な方法により処分しなければならない。

5　廃棄した文書に係る保存文書台帳は、主管課において整理保管しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行し、令和6年4月1日から適用する。

(経過措置)

2　この訓令の施行前に改正前の東松島市文書取扱規程(平成17年東松島市訓令甲第13号)の規定するところにより行われた文書の取扱いについては、なお従前の例による。

(東松島市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領の廃止)

3　東松島市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領(平成17年東松島市訓令甲第214号)は、廃止する。

(東松島市居所不明納税義務者に係る調査等事務処理要領の一部改正)

4　東松島市居所不明納税義務者に係る調査等事務処理要領(平成25年東松島市訓令甲第69号)の一部を次のように改正する。

(東松島市個人情報の取扱いに関する管理規定の一部改正)

5　東松島市個人情報の取扱いに関する管理規定(平成27年東松島市訓令甲第100号)の一部を次のように改正する。

(東松島市情報セキュリティポリシーの一部改正)

6　東松島市情報セキュリティポリシー(令和元年東松島訓令甲第31号)の一部を次のように改正する。

(東松島市電子署名規程の一部改正)

7　東松島市電子署名規程(令和2年東松島市訓令甲第96号)の一部を次のように改正する。