(目的)

第1条　この訓令は、本市の保有する個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項に規定する個人情報及び東松島市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年東松島市条例第19号。以下「議会個人情報保護条例」という。)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下同じ。)及び特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、本市の行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語は、個人情報保護法、議会個人情報保護条例及び番号法(以下「法令等」という。)において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(保有個人情報等保護総括責任者)

第3条　保有個人情報等保護総括責任者(以下「総括責任者」という。)を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

(保有個人情報等保護管理責任者)

第4条　保有個人情報等を取り扱う部等に、保有個人情報等保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)を1人置くこととし、当該部等の長をもって充てる。

(保有個人情報等保護事務責任者)

第5条　保有個人情報等を取り扱う課等に、保有個人情報等保護事務責任者(以下「事務責任者」という。)を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。

(事務取扱担当者)

第6条　保有個人情報等を取り扱う課等に、当該課等の事務責任者が指定する職員(以下「事務取扱担当者」という。)を置くものとする。

(監査責任者)

第7条　監査責任者を1人置くこととし、総務部長をもって充てる。

(委員会)

第8条　総括責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定その他必要があると認めるときは、第3条から第6条までに規定する関係職員を構成員とする委員会を設け、開催するものとする。

(職員の責務)

第9条　職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員及び同法第22条の3の規定により臨時的に任用された職員を含む。以下同じ。)は、法令等及びこの訓令の趣旨にのっとり、総括責任者、管理責任者、事務責任者及び事務取扱担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

(最高情報セキュリティ責任者等との連携)

第10条　最高情報セキュリティ責任者は、本市において取り扱う保有個人情報等の適切な管理のため、セキュリティポリシーにおいて、次に掲げる事項を定めた情報セキュリティ対策基準を定めるものとする。

(教育研修等)

第11条　総括責任者は、事務責任者に対し、課等における保有個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修等(民間事業者等が行う研修を含む。以下「教育研修等」という。)を行うとともに、保有個人情報等を取り扱う事務取扱担当者に対し、当該保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、その保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修等を行う。

(アクセス制限)

第12条　事務責任者は、ネットワーク・システム管理者と連携して、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を必要最小限の事務取扱担当者(以下「職員等」という。)に制限しなければならない。

(複製等の制限)

第13条　職員等は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、事務責任者の指示に従い行わなければならない。

(誤りの訂正等)

第14条　職員等は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、事務責任者の指示に従い、当該誤りの訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第15条　職員等は、事務責任者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体(紙媒体、電子データ及び電子媒体を含む。以下「記録媒体」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等の措置を行う。

(保有個人情報等の取扱状況の記録)

第16条　事務責任者は、保有個人情報等の秘匿性等の内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限及び特定個人情報保護評価の実施)

第17条　実施機関の長は、個人番号の利用に当たっては、番号法によりあらかじめ限定的に定められた事務に限定しなければならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集又は保管の制限)

第20条　実施機関の長は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(アクセス制御)

第21条　ネットワーク・システム管理者は、課等において取り扱う保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この節及び第4節において同じ。)について、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等、アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第22条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等へのアクセス記録及びセキュリティ関連障害に関する記録(以下「アクセス記録等」という。)を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第23条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等の内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

(バックアップ)

第24条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップの作成等、必要に応じて分散保管のための措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第25条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等の内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う事務において使用する情報処理システムについて、インターネットから独立させる等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築及び運用体制整備のために必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条　ネットワーク・システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

(管理区域の立入り等)

第28条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室及びその他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設等を設けている場合においても、同様の措置とする。

(サーバ室等の管理)

第29条　ネットワーク・システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の必要な措置を講じなければならない。

(端末の限定及び盗難防止)

第30条　ネットワーク・システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等の内容に応じその処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第31条　セキュリティ責任者は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報処理システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報の取扱い)

第32条　事務責任者は、課等で取り扱う特定個人情報について、法令等及びセキュリティポリシーにより定められる特定個人情報の取扱方法に準拠し、必要な措置を講じなければならない。

(アクセス制限)

第33条　事務責任者は、特定個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限定するとともに、パスワード等の適切な管理及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第34条　事務責任者は、次に掲げる行為については、セキュリティポリシーにおいて定められた方法に従い、特定個人情報(情報処理システムに係るものに限る。)の暗号化を行わなければならない。

(複製等の制限)

第35条　事務責任者は、次に掲げる行為については、セキュリティポリシーにおいて定められた方法によりこれを行わなければならない。

(記録媒体の管理等)

第36条　職員等は、事務責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等の措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第37条　事務責任者は、特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第38条　事務責任者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報処理システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報の取扱い状況等の記録)

第39条　事務責任者は、特定個人情報が含まれるファイルの利用、保管等の取扱状況を確認するため、次に掲げる事項を含めて台帳等に記録(特定個人情報を除く。)しなければならない。

(特定個人情報を取り扱う区域等の管理)

第40条　事務責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(機器及び記録媒体等の盗難等の防止等)

第41条　事務責任者は、取扱区域及び管理区域において特定個人情報が記録されている機器、記録媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、耐火金庫等への保管、施錠等、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(廃棄等)

第42条　事務責任者は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類等が不要となった場合には、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(委託・再委託)

第43条　保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託(請負契約のための発注を含む。以下この条において同じ。)する場合には、当該保有個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することのないよう必要な措置を講じなければならない。この場合において、委託に関する契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、保有個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認する。

(派遣労働者の派遣を受ける場合の措置)

第44条　保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

(事案の報告、対応及び再発防止措置)

第45条　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する事務責任者にその旨を報告しなければならない。

(特定個人情報保護委員会への報告等)

第46条　前条に係る内容が、特定個人情報の漏えい事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案の場合には、市長は特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態の報告に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)及び独立行政法人等及び地方公共団体等における特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応について(平成27年特定個人情報保護委員会告示第1号)の規定に基づき、特定個人情報保護委員会規則にのっとり、対応及び報告等を行わなければならない。

(公表等)

第47条　総括責任者は、前項の事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講じなければならない。

(点検)

第48条　事務責任者及びネットワーク・システム管理者は、連携して各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告するものとする。

(監査)

第49条　監査責任者は、保有個人情報等の管理及び利用状況を検証するため、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第50条　総括責任者等は、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じる。

第51条　この訓令に定めるもののほか、実施のための手続その他について必要な事項は、実施機関が別に定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、公示の日から施行する。